Empresas têm até dia 15 para se adequar à EFD-Reinf

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) começou a operar de mãos dadas com a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb), em janeiro de 2024 no Brasil. Sua primeira entrega com validade para recolhimento de tributos está programada para 15 de fevereiro. As organizações que não estiverem de acordo com as novas regras serão multadas.

A EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

A Reinf 4000 conta com 8 layouts, sendo que cada um contempla um Registro (um arquivo XML), pertencente a um grupo de informações diferentes: pagamentos/créditos a beneficiários pessoa física, jurídica e não identificados; retenção no recebimento; fechamento e reabertura dos eventos da série de pagamentos; bases e tributos; e consolidação das retenções na fonte.

Mas a principal questão no tema é com relação à frequência das entregas. "Com a DIRF, tínhamos o ano inteiro para organizar as informações a serem declaradas, porque ela é anual. Já com a Reinf, a entrega é mensal. Podemos até dizer que é diária, pois é no momento da escrituração da Nota Fiscal que as informações são inseridas", afirma Graziele França, especialista contábil da WK, empresa especializada em ERP com 40 anos de experiência no setor.

Segundo a profissional, empresas, entidades sem fins lucrativos, associações desportivas, agroindústria e entidades promotoras de espetáculo desportivo vêm, desde maio de 2018, transmitindo essa obrigação acessória para a Receita Federal.

Com a DCTFWeb se tornando o novo instrumento de confissão de dívida para os tributos escriturados na EFD-Reinf, a precisão das informações nunca foi tão crucial. Um erro na escrituração pode levar ao pagamento incorreto de tributos e, como consequência, a autuações e penalidades.

"É por isso que se torna extremamente necessário ter uma estrutura muito bem organizada nos processos internos da empresa e nos sistemas que alimentam essas informações, uma vez que eles envolvem diversas áreas, sobretudo: Compras, Financeiro e Fiscal. Nelas, é importante rever processos internos relacionados à contratação de serviços ou rendimentos com incidência do IRRF e das Contribuições Sociais retidas na fonte (PCC)", diz Graziele.

Outro motivo para que essa integração demande cuidado para as entidades que a declaram é sobre os pagamentos realizados. Isso porque a guia de recolhimento dos tributos retidos na fonte (DARF) será emitida por meio dela. Segundo Graziele, existem temas que geram dúvidas, como aqueles relacionados a pagamentos de publicidade e propaganda, órgãos públicos (devido à complexidade dessas transações), e distribuição de lucros entre sócios, que deve estar em perfeita consonância com as leis fiscais, evitando assim discrepâncias na EFD-Reinf.

"Reveja processos internos relacionados à contratação e pagamentos de serviços e/ou rendimentos com incidência de IRRF. E foque no treinamento das pessoas envolvidas, afinal, um dado preenchido errado, uma informação que deixa de ser postada, certamente vai trazer muita dor de cabeça para o seu negócio", aconselha.

Por fim, para as empresas que ainda não contam com um software de gestão empresarial (ERP), é essencial que o sistema contratado já atenda a nova regulação. "Feitas as devidas parametrizações, ele automatizará os processos da sua equipe, otimizando o tempo de quem faz essas declarações. Dê preferência a um que inclua a mensageria com a Receita Federal", conclui a especialista.

Sobre a WK:

A WK desenvolve um software de gestão empresarial (ERP) 100% integrado e com foco na autonomia dos usuários. Fundada em 1984, foi uma das empresas pioneiras em inovação em Blumenau (SC). Hoje, especialista na área contábil e fiscal, possui mais de 100 mil cópias comercializadas em todo o país, mais de 60 canais ativos, mais de 7 mil empresas usuárias da solução em todo o país e um time com cerca de mil pessoas envolvidas.

Seu principal produto é o WK Radar, uma solução de ponta a ponta que integra todas as áreas da empresa: vendas, finanças, materiais, produção, custos, serviços, controladoria, RH, BI e qualidade, sendo adaptável às necessidades e à realidade de empresas de diversos segmentos e portes. O software inova pela eficiência de resultados, usabilidade das ferramentas e aderência a projetos, focando no empoderamento do usuário para que ele tenha capacidade para atender suas próprias demandas, simplificando o seu dia a dia.